Korepondensi Bisnis
1. Pengertian Surat
Korespondensi atau
surat-menyurat yang dilakukan dalam usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya
dengan bidang perdagangan/niaga/bisnis (Thomas Wiyasa B., 1995:
95).
Surat sebagai
produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis (Finoza,
2004: 195)
Surat yang
digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang
meliputi surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat kepada pemasok (penjual) (Ramelan,
2005: 151)
2. Fungsi Surat
a.
Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama
surat-surat perjanjian
b.
Sebagai alat pengigat karena surat dapat diarsipkan dan
dapat dilihat lagi jika diperlukan
c.
Sebagai bukti sejarah
d.
Sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas
e.
Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya
f.
Sebagai alat promosi
g.
Sebagai bahan untuk mengambil keputusan
3. Macam-macam Surat
a.
Surat Perkenalan
b.
Surat Permintaan Daftar Harga
c.
Surat Penawaran
d.
Surat Pesanan
e.
Faktur dan Kuitansi
f.
Surat Pengantar Barang dan Daftar Perincian Barang
g.
Surat Keluhan/Pengaduan
h.
Surat Tuntutan dan Penyelesaiannya
i.
Surat Gugat
j.
Surat Permohonan Pembelian Secara Kredit dan Tagihannya
k.
Surat tempahan
Pada kali ini kita akan membahas tentang
surat tempahan
4. Surat Tempahan
Surat tempahan yaitu surat dari satu pihak ke pihak lain yang bermaksud
memesan (menempah) jasa tertentu. Istilah tempahan atau pesanan sebenarnya memiliki
arti yang sama. Namun, penggunaannya harus disesuaikan dengan pesanan barang
(material) atau pesanan jasa (nonmaterial). Untuk pesanan barang dipergunakan
istilah memesan (order) dari kata pesan. Untuk pesanan jasa dipergunakan
istilah to book atau to request yang berarti menempah dari kata dasar tempah. Kegiatan
yang biasa dilakukan seorang sekretaris adalah melakukan tempahan tempat,
tiket, kamar hotel, dan lain-lain. Untuk melakukan hal tersebut seorang
sekretaris harus membuat surat tempahan agar rincian pesanan jasa dapat
diketahui dengan jelas oleh pihak yang terkait.
Walaupun sekarang pembelian tiket dan kamar hotel dapat dilakukan secara
online melalui aplikasi atau website, tetapi pada saat tertentu tempahan harus
dilakukan melalui surat (misalnya untuk pemesanan tiket dalam jumlah banyak,
pemesanan kamar hotel dengan fasilitas dan layanan tertentu, serta pemesanan
kamar hotel dalam jumlah banyak) Isi surat tempahan memuat hal-hal sebagai
berikut.
1.
Pernyataan menempah sesuatu jasa tertentu;
2.
Waktu, jenis, kuantitas jasa yang dipesan;
3.
Permintaan informasi dan konfirmasi jawaban. Isi surat
tempahan:
-
Alinea pembuka : Mengemukakan maksud/tujuan surat
-
Alinea inti : Uraian tempahan
-
Alinea penutup : Harapan dan ucapan terima kasih